El correo electrónico es la primera herramienta que abres cada mañana al empezar tu jornada, pero ¿aprovechas todo su potencial? Hoy desde tu empresa de soporte informático en Barcelona queremos ayudarte a sacarle el máximo partido a los cientos de mensajes que envías y recibes cada día para mejorar tu productividad. Microsoft 365 cuenta con aplicaciones como Sharepoint que facilita la comunicación y el trabajo en equipo desde diferentes ordenadores, pero con el uso generalizado de smartphones fuera de la oficina y la necesidad cada vez más creciente de implementar el teletrabajo, es imprescindible contar con herramientas que se muevan a tu ritmo. Con Microsoft Outlook, el correo electrónico de Microsoft 365, no perderás ningún mensaje, llevarás el hilo de todas las conversaciones, compartirás tu disponibilidad horaria para que sea mucho más fácil concretar reuniones con el equipo, y podrás enviar y recibir documentos rápidamente. Cuando en la empresa se hace uso de todas las posibilidades de una única herramienta de correo electrónico, no solo se mejora la productividad general sino que cada uno puede clasificar mejor sus mensajes y sincronizar sus obligaciones laborales con sus compromisos personales. Calendarios, bandeja de entrada, conversaciones y archivos, todo bien organizado en un mismo sitio. Como partner Microsoft en Barcelona te explicamos las 5 ventajas de contar con Outlook en tu negocio:
1. Unificar las cuentas de correo electrónico
Es probable que a lo largo de los años hayas varias cuentas de correo electrónico porque las usas con diferentes objetivos y las consultas con frecuencia. Puedes unificarlas todas en la bandeja de entrada de Outlook y así no tendrás la necesidad de abrir varias ventanas cada vez que necesites entrar a una cuenta diferente. Desde el ordenador o desde el móvil puedes consultar tus mensajes, sin importar a qué cuenta de correo hayan entrado, porque los tendrás todos en la bandeja de entrada de Outlook.
2. Ordenar los mensajes por prioridades
¿Te ha pasado que después de las vacaciones encuentras la bandeja de entrada con miles de mensajes sin leer? Da igual que hayas programado una respuesta automática advirtiendo que estarías fuera. Muchos clientes, proveedores e incluso compañeros de trabajo que no sabían de tus días de descanso enviaron mensajes con temas más o menos urgentes. ¿Cómo clasificar la información para responder adecuadamente a todos? Mediante la función “ordenar” de Outlook puedes poner en la parte superior de la bandeja de entrada todos los mensajes de prioridad alta y así será más fácil ubicarlos para responder rápidamente. Luego se pueden filtrar por @mentions y así verás si alguien más ha respondido a esta persona en concreto o si requiere alguna respuesta adicional por tu parte. Por supuesto también se puede usar la herramienta de búsqueda para filtrar únicamente los mensajes relacionados con un proyecto específico y darles salida de acuerdo a su importancia. Y finalmente, la opción de agrupar permite reunir mensajes automáticos provenientes de suscripciones o notificaciones que no requieren respuesta.
3. Hacer una lista inteligente de tareas pendientes
Con Microsoft To Do puedes elaborar una lista de proyectos con sus correspondientes tareas pendientes y compartirla con el equipo. Cada uno recibirá un mensaje en la bandeja de entrada para vincularse a la lista e ir completando los deberes según se vayan cumpliendo. Al ser una herramienta compartida, todos tienen acceso al avance del proyecto y pueden ir agregando comentarios útiles para los demás. Las listas inteligentes de Microsoft se pueden crear desde el ordenador o desde el móvil porque están diseñadas para sincronizarse en diferentes dispositivos.
4. Visualizar varios calendarios al mismo tiempo
Con el teletrabajo hemos podido comprobar que la vida laboral y personal pueden compaginarse y que hoy, más que nunca, se hace indispensable la coordinación entre compañeros para coincidir en horarios que puedan reunirse. Por supuesto, también hace falta una organización personal que permita cumplir con todos los compromisos. El calendario de Microsoft 365 integrado a Outlook te permite visualizar tus diferentes agendas de forma simultánea para planificar mejor. En el panel de navegación puedes superponer el calendario laboral con el personal y revisar si, por ejemplo, no se cruza una cita médica con una reunión de trabajo. Así, puedes mover compromisos que no sean urgentes y controlar mucho mejor tu tiempo.
5. Enviar y recibir archivos procedentes de diferentes fuentes
El correo electrónico Outlook se puede sincronizar con OneDrive, Drive y Dropbox para compartir documentos de forma rápida, sin necesidad de abrir varias ventanas a la vez. Y como es intuitiva, la herramienta de mensajería de Microsoft sabe cuáles son los archivos más recientes y te los enseña en primer plano para que sea mucho más fácil buscarlos y adjuntarlos.
Como puedes comprobar, Microsoft 365 es un gran aliado para la planificación de tareas y la unificación de herramientas que optimicen el trabajo en equipo. Como empresa especializada en consultoría informática en Barcelona sabemos que no es indispensable tener a los empleados juntos en la misma oficina para ganar en productividad porque gracias a las herramientas de trabajo colaborativo es posible ir un paso más allá en la organización de las tareas diarias y mejorar la estructura de los proyectos. Un correo electrónico que, además de mensajes te permita agrupar tus asuntos, reuniones y documentos, es una aplicación realmente útil para la productividad.
